• Dla pracodawców

Zoptymalizuj koszty i zwiększ zyski

Jak pracownik sprawdzi, że pracodawca prawidłowo zgłasza i rozlicza jego składki?

Dla kogo: pracownik, kadrowa, pracodawca · Stan prawny: 2026-09-22 · Wydawca: SoCap Polska sp. z o.o.

Materiał publiczny: bez danych klientów.

Odpowiedź w skrócie: Pracownik ma trzy źródła. Pracodawca przekazuje mu dane z imiennych raportów miesięcznych za rok do 28 lutego, a na żądanie za poprzedni miesiąc (art. 41 ust. 8 i 8b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). ZUS udostępnia informację o stanie konta (art. 50 ust. 1 i 1h). O nieopłaconą składkę pracownik może zapytać ZUS (art. 40 ust. 1a).

Źródło pierwsze: informacja od pracodawcy

Pracodawca jako płatnik składek przekazuje do ZUS imienny raport miesięczny za każdego pracownika. Raport zawiera między innymi tytuł ubezpieczenia, podstawę wymiaru składek oraz kwotę składki w podziale na część należną od ubezpieczonego i od płatnika (art. 41 ust. 3 pkt 4). Pracownik ma prawo zobaczyć te dane. Art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:

„Informacje zawarte w raportach, o których mowa w ust. 1–6, płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do dnia 28 lutego roku następnego, na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego – w celu ich weryfikacji.”

Informacja zawiera datę sporządzenia i podpis płatnika (art. 41 ust. 8a). Nie trzeba czekać na koniec roku. Art. 41 ust. 8b:

„Informacje, o których mowa w ust. 8, płatnik składek jest obowiązany przekazać na żądanie ubezpieczonego – nieczęściej niż raz na miesiąc – za miesiąc poprzedni.”

Te same zasady stosuje się do składki na ubezpieczenie zdrowotne (art. 41 ust. 9).

Źródło drugie: konto w ZUS

ZUS do 31 sierpnia każdego roku udostępnia ubezpieczonemu informację o stanie konta według stanu na 31 grudnia roku poprzedniego (art. 50 ust. 1). Informację tę ZUS udostępnia osobom, które utworzyły profil informacyjny w jego systemie teleinformatycznym (art. 50 ust. 1h), a na żądanie ubezpieczonego także w formie pisemnej (art. 50 ust. 1i).

Źródło trzecie: pytanie do ZUS o nieopłaconą składkę

Jeżeli pracownik stwierdzi, że składka nie została opłacona, ustawa daje mu osobną drogę. Art. 40 ust. 1a:

„Jeżeli ubezpieczony niebędący płatnikiem składek w ciągu 3 miesięcy od upływu terminu opłacenia składki, o której mowa w ust. 1 pkt 1, stwierdzi, że składka ta nie została opłacona, może zwrócić się do Zakładu o udzielenie informacji, czy Zakład podjął działania zmierzające do jej ściągnięcia.”

Co pracownik korzystający ze świadczenia SoCap zobaczy w raporcie

Podstawa wymiaru składek w raporcie obejmuje wynagrodzenie wypłacane w pieniądzu. Korzyść z uprawnienia do zakupu usługi po cenie niższej niż detaliczna, przyznana na podstawie układu zbiorowego pracy, do podstawy nie wchodzi (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r.). Sąd Apelacyjny w Warszawie w prawomocnym wyroku z 19 lutego 2025 r. (III AUa 1247/24; pierwsza instancja: SO w Warszawie, XXI U 595/23, ta sama sprawa) określił to tak:

„wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne będzie podlegała wartość różnicy pomiędzy ceną nabycia usługi, a ponoszoną przez pracownika odpłatnością.”

Ten sam sąd wskazał, że świadczenie stanowi przychód pracownika w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownik porównuje więc podstawę wymiaru składek z raportu z wynagrodzeniem pieniężnym wykazanym na liście płac za ten sam miesiąc.

Zakres odpowiedzi

  • Odpowiedź dotyczy pracownika, za którego składki zgłasza i rozlicza pracodawca jako płatnik, i trzech

źródeł kontroli, które daje mu ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych: art. 41 ust. 8 i 8b, art. 50 ust. 1 i 1h oraz art. 40 ust. 1a.

  • Opisuje, jak w raporcie widać podstawę wymiaru składek przy świadczeniu wyłączonym na podstawie

§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r., w konstrukcji ocenionej prawomocnie w sprawie XXI U 595/23 i III AUa 1247/24.

  • Obliczanie emerytury z zewidencjonowanych składek opisuje odrębna odpowiedź banku.

Co robić

  1. Poprosić pracodawcę o informację z raportu za poprzedni miesiąc (art. 41 ust. 8b), najwyżej raz w miesiącu.
  2. Porównać podstawę wymiaru składek z raportu z wynagrodzeniem pieniężnym z listy płac.
  3. Założyć profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS i sprawdzać informację o stanie konta (art. 50 ust. 1 i 1h).
  4. Gdy składka nie wpłynęła, w ciągu 3 miesięcy od terminu jej opłacenia zwrócić się do ZUS na podstawie art. 40 ust. 1a.

Stan prawny na dzień

Stan prawny na 22 września 2026 r.: ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 199, rozporządzenie z 1998 r. w tekście jednolitym Dz.U. 2025 poz. 316.

Masz pytanie, na które nie ma tu odpowiedzi? [email protected] Wydawca: SoCap Polska sp. z o.o., NIP 8982325132 · Stan prawny: 22 września 2026 r.

Podstawy prawne i orzecznictwo

Powiązane pytania