• Dla pracodawców

Zoptymalizuj koszty i zwiększ zyski

Kto odpowiada wobec ZUS za rozliczenie składek: pracodawca czy pracownik?

Dla kogo: pracodawca, pracownik, kadry i płace, zarząd · Stan prawny: 2026-09-22 · Wydawca: SoCap Polska sp. z o.o.

Materiał publiczny: bez danych klientów.

Odpowiedź w skrócie: wobec ZUS za składki odpowiada płatnik, czyli pracodawca: to on oblicza, rozlicza i opłaca składki w całości, łącznie z częścią finansowaną przez pracownika, i to on płaci odsetki za zwłokę. Pracownik nie jest dłużnikiem ZUS; w sporze sądowym może uczestniczyć jako zainteresowany, gdy sprawa dotyczy jego podstawy wymiaru.

Podstawa prawna: płatnik rozlicza składki w całości

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 199) oddziela to, kto finansuje część składki, od tego, kto odpowiada za jej rozliczenie:

  • Składki za pracowników *„obliczają, rozliczają i przekazują co miesiąc do Zakładu w całości

płatnicy składek”* (art. 17 ust. 1).

  • Część finansowaną przez pracownika płatnik oblicza i *„po potrąceniu ich ze środków

ubezpieczonych przekazują do Zakładu”* (art. 17 ust. 2).

  • Płatnik jest obowiązany *„obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać

należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy”* (art. 46 ust. 1).

  • „Od nieopłaconych w terminie składek należne są od płatnika składek odsetki za zwłokę”

(art. 23 ust. 1).

Decyzja w sprawie wymiaru składek jest więc kierowana do płatnika i to płatnik jest stroną postępowania przed ZUS.

Rola pracownika

Pracownik korzysta z ubezpieczenia, ale nie rozlicza składek z ZUS. W postępowaniu przed sądem ubezpieczeń społecznych stronami są m.in. ubezpieczony, organ rentowy i zainteresowany (art. 477^11 § 1 KPC, t.j. Dz.U. 2026 poz. 468). Pracownik może więc wziąć udział w sprawie, w której sąd ocenia jego podstawę wymiaru, i poprzeć stanowisko pracodawcy.

Rola zarządu spółki

Art. 31 ustawy systemowej stosuje do należności składkowych wymienione w nim przepisy Ordynacji podatkowej, w tym art. 116. Członek zarządu spółki kapitałowej może odpowiadać za zaległość składkową spółki dopiero wtedy, gdy ta zaległość zostanie ustalona, egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, a ZUS wyda odrębną decyzję wobec członka zarządu, od której przysługuje odwołanie do sądu (t.j. Dz.U. 2026 poz. 622). Pierwszym ogniwem tego łańcucha zawsze jest decyzja wobec spółki.

Dlaczego w modelu SoCap płatnik stoi na mocnej podstawie

Przedmiotem ewentualnej decyzji wobec płatnika byłoby to, czy świadczenie wchodzi do podstawy wymiaru. § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. (t.j. Dz.U. 2025 poz. 316) wyłącza z niej korzyści materialne z aktów prawa pracy polegające na uprawnieniu do zakupu usług po cenie niższej niż detaliczna.

Tę kwestię przesądził prawomocny wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 19 lutego 2025 r., III AUa 1247/24, który oddalił apelację ZUS od wyroku Sądu Okręgowego w Warszawie z 12 marca 2024 r. (XXI U 595/23). To jedna sprawa w dwóch instancjach. Sąd przyjął, że wyłączeniu podlega „wartość różnicy pomiędzy ceną nabycia usługi, a ponoszoną przez pracownika odpłatnością”.

W tym samym kierunku Sąd Najwyższy w wyroku z 3 kwietnia 2008 r., II UK 172/07, wskazał, że o tytule świadczenia decydują postanowienia aktu prawa pracy, a nie forma organizacyjna wypłaty. Sprawa dotyczyła zwrotu kosztów przejazdów, dlatego powołujemy ją wyłącznie ze względu na metodę wykładni.

Opinia podatkowa Anny Zięby (Tax4You) z 22 marca 2024 r. wskazuje ponadto, że katalog przepisów Ordynacji podatkowej stosowanych do składek jest w art. 31 ustawy systemowej zamknięty i nie obejmuje ogólnej klauzuli z art. 119a Ordynacji. Organ rentowy ocenia więc świadczenie według przepisów o składkach, a nie według klauzuli ogólnej.

Zakres odpowiedzi

  • Relacja płatnik–ZUS. Odpowiedź wskazuje, kto odpowiada wobec ZUS za obliczenie, rozliczenie

i opłacenie składek (art. 17, 23 i 46 ustawy systemowej) oraz jaką rolę mają pracownik i członkowie zarządu.

  • Świadczenie z aktu prawa pracy. Dotyczy świadczenia przyznanego na podstawie układu

zbiorowego pracy U-CDLXXXII albo regulaminu wynagradzania, w konstrukcji, którą sąd ocenił prawomocnie w sprawie XXI U 595/23 i III AUa 1247/24.

  • Kwoty. Wysokość składek wynika z list płac danego płatnika; rozliczenia między pracodawcą

a pracownikiem za przeszłe okresy regulują przepisy prawa pracy.

Co robić

  1. Traktować rozliczenie składek jako obowiązek płatnika i prowadzić je w dokumentach płacowych.
  2. Trzymać komplet dokumentów pokazujących, że świadczenie mieści się w § 2 ust. 1 pkt 26:

akt prawa pracy, wniosek pracownika, dokumenty nabycia i częściowej odpłatności.

  1. Po doręczeniu decyzji ZUS odwołać się w terminie miesiąca (zob. pytanie O43).
  2. Pracownikom wyjaśnić, że rozliczenie z ZUS prowadzi pracodawca, a oni mogą uczestniczyć w

sprawie jako zainteresowani.

Stan prawny na dzień

22 września 2026 r. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2026 poz. 199), Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2026 poz. 622), Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 468), rozporządzenie składkowe (Dz.U. 2025 poz. 316).

Masz pytanie, na które nie ma tu odpowiedzi? [email protected] Wydawca: SoCap Polska sp. z o.o., NIP 8982325132 · Stan prawny: 22 września 2026 r.

Podstawy prawne i orzecznictwo

Powiązane pytania