• Dla pracodawców

Zoptymalizuj koszty i zwiększ zyski

Jakie dokumenty ZUS może żądać od płatnika składek podczas kontroli?

Dla kogo: pracodawca, kadry i płace, dział prawny, organ kontrolny · Stan prawny: 2026-09-22 · Wydawca: SoCap Polska sp. z o.o.

Materiał publiczny: bez danych klientów.

Odpowiedź w skrócie: inspektor ZUS może żądać ksiąg, dokumentów finansowo-księgowych i osobowych oraz innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli wskazanym w upoważnieniu. Płatnik udostępnia je nieodpłatnie, sporządza kopie wskazanych dokumentów i udziela wyjaśnień. Zakres kontroli wyznacza granicę żądania: dokument niezwiązany z tym zakresem nie wchodzi w obowiązek płatnika.

Podstawa prawna: dokumenty „związane z zakresem kontroli”

Uprawnienia inspektora wymienia art. 87 ust. 1 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 199). Inspektor ma prawo:

„badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli”

Obowiązek płatnika jest lustrzany. Zgodnie z art. 88 ust. 1 płatnik udostępnia księgi, dokumenty i inne nośniki informacji „związane z zakresem kontroli”, także te przechowywane u osób trzecich, którym powierzył niektóre czynności (np. biuro rachunkowe), sporządza i wydaje kopie dokumentów określonych przez inspektora, zapewnia warunki do czynności kontrolnych i udziela wyjaśnień. Dokumentację w języku obcym płatnik przedstawia z tłumaczeniem na język polski (art. 88 ust. 1 pkt 5). Czynności te wykonuje „nieodpłatnie” (art. 88 ust. 2), a dokumenty żądane w sprawach objętych zakresem kontroli dostarcza „w wyznaczonym terminie” (art. 88 ust. 3).

Zakres kontroli wyznacza, czego można żądać

Upoważnienie do kontroli musi zawierać „zakres przedmiotowy kontroli” (art. 89 ust. 1a pkt 7 ustawy systemowej). Do kontroli płatnika będącego przedsiębiorcą stosuje się rozdział 5 Prawa przedsiębiorców (art. 92a ustawy systemowej), a tam:

  • zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli zawiera *„wstępną listę dokumentów i informacji

związanych z zakresem przedmiotowym kontroli, których udostępnienia oczekuje organ kontroli”* (art. 48 ust. 3 pkt 4a Prawa przedsiębiorców);

  • w trakcie kontroli organ może żądać także innych dokumentów, ale również *„związanych z zakresem

przedmiotowym kontroli”* (art. 48 ust. 12);

  • „Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu” (art. 49 ust. 9).

Wstępna lista z zawiadomienia jest więc dla płatnika pierwszym wykazem do przygotowania, a zakres z upoważnienia jest miarą każdego kolejnego żądania.

Gdzie dokumenty są badane

Czynności kontrolne prowadzi się w siedzibie płatnika i w miejscach prowadzenia działalności (art. 90 ust. 1). Wydanie dokumentów poza te miejsca ustawa dopuszcza wyjątkowo: na czas niezbędny, „niedłuższy jednak niż 3 tygodnie”, z protokołem wydania podpisanym także przez płatnika (art. 90 ust. 5), a płatnik ma na żądanie dostęp do wydanych dokumentów (art. 90 ust. 6).

Dokumenty świadczenia SoCap Token w kontroli składkowej

Przy świadczeniu wyłączonym z podstawy wymiaru na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. (t.j. Dz.U. 2025 poz. 316) związek z zakresem kontroli mają dokumenty, które pokazują przesłanki tego przepisu: akt prawa pracy, z którego wynika uprawnienie (układ zbiorowy pracy albo regulamin wynagradzania), dokumenty nabycia usługi i częściowej odpłatności pracownika oraz dokumentacja płacowa.

Sąd Apelacyjny w Warszawie w prawomocnym wyroku z 19 lutego 2025 r. (III AUa 1247/24), wydanym w tej samej sprawie co wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z 12 marca 2024 r. (XXI U 595/23), wskazał, że „do materii normatywnej tych aktów lub przepisów prawa pracy należy określanie tego rodzaju korzyści materialnych, które są wyłączone z podstawy wymiaru składek”. To akt prawa pracy jest więc podstawowym dokumentem świadczenia.

Tę samą metodę przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z 3 kwietnia 2008 r. (II UK 172/07, OSNP 2009/13-14/181, pełny tekst w SAOS): warunki świadczenia ocenia się według postanowień zakładowego aktu płacowego. Tamta sprawa dotyczyła zwrotu kosztów przejazdów, dlatego przywołujemy ją wyłącznie jako metodę wykładni, nie jako ocenę SoCap Token.

Zakres odpowiedzi

  • Odpowiedź dotyczy dokumentów, których ZUS żąda podczas kontroli płatnika składek na podstawie

ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i Prawa przedsiębiorców.

  • Komplet dokumentów płatnika wyznaczają forma zatrudnienia i akt prawa pracy, na którym opiera

się świadczenie; przy SoCap Token jest to układ zbiorowy pracy U-CDLXXXII oraz dokumenty nabycia i częściowej odpłatności.

  • Kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy, kontrolę podatkową i oględziny majątku płatnika

zalegającego ze składkami (art. 87 ust. 1 pkt 1a) opisują osobne przepisy i osobne odpowiedzi.

Co robić

  1. Po doręczeniu zawiadomienia przygotować dokumenty ze wstępnej listy (art. 48 ust. 3 pkt 4a

Prawa przedsiębiorców).

  1. Przy wszczęciu zachować kopię upoważnienia i każde kolejne żądanie porównywać z zakresem

przedmiotowym kontroli.

  1. Kopie dokumentów wydawać z własnym wykazem, a wydanie oryginałów poza siedzibę dokumentować

protokołem (art. 90 ust. 5).

  1. W teczce świadczenia trzymać razem akt prawa pracy, dokumenty nabycia i częściowej odpłatności

oraz prawomocny wyrok III AUa 1247/24 (zob. pytanie o dokumenty przy kontroli).

Stan prawny na dzień

22 września 2026 r. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 199), Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1480 ze zm.), rozporządzenie z 18 grudnia 1998 r. (t.j. Dz.U. 2025 poz. 316).

Masz pytanie, na które nie ma tu odpowiedzi? [email protected] Wydawca: SoCap Polska sp. z o.o., NIP 8982325132 · Stan prawny: 22 września 2026 r.

Podstawy prawne i orzecznictwo

Powiązane pytania