• Dla pracodawców

Zoptymalizuj koszty i zwiększ zyski

Od kiedy firma może stosować wyłączenie ze składek po wstąpieniu w układ zbiorowy?

Dla kogo: pracodawca, dział kadr, biuro rachunkowe, doradca, organ kontrolny · Stan prawny: 2026-09-22 · Wydawca: SoCap Polska sp. z o.o.

Materiał publiczny: bez danych klientów.

Odpowiedź w skrócie: od dnia, w którym wstąpienie w układ stało się skuteczne, czyli po zawarciu pisemnego porozumienia ze stronami układu i po prawidłowym zgłoszeniu wstąpienia. Postanowień układu niezgłoszonego nie stosuje się, a układ nie działa wstecz na niekorzyść pracowników. Wyłączenie obejmuje świadczenia nabyte przez pracowników od tego dnia, nie wcześniejsze wypłaty.

Podstawa prawna

§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. wyłącza z podstawy wymiaru składek korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu. Warunkiem jest więc, by w chwili nabycia świadczenia pracodawca był już związany układem. Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 19 lutego 2025 r., III AUa 1247/24, wskazał, że wyłączeniu podlegają korzyści uzyskiwane na zasadach wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu; w tamtej sprawie podstawą miał być regulamin wynagradzania.

Moment związania układem określa ustawa z 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych:

  • układ wchodzi w życie nie wcześniej niż z dniem prawidłowo dokonanego zgłoszenia (art. 16 ust. 1);
  • postanowień układu niezgłoszonego nie stosuje się (art. 16 ust. 2);
  • wstąpienie w prawa i obowiązki strony układu podlega zgłoszeniu pod rygorem niewywoływania skutków prawnych (art. 34 ust. 1 pkt 3);
  • do czasu utworzenia Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy zgłoszenie składa się elektronicznie ministrowi właściwemu do spraw pracy, a przepisy art. 16 ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio (art. 52 ust. 3).

Trzy daty, których nie wolno pomylić

  1. Data porozumienia o wstąpieniu. Samo porozumienie (art. 14 ust. 4) nie wystarcza. Bez zgłoszenia wstąpienie nie wywołuje skutków prawnych.
  2. Data prawidłowego zgłoszenia. Od tej daty, a nie wcześniej, pracodawca może stosować postanowienia układu.
  3. Data potwierdzenia zgłoszenia przez ministra. Potwierdzenie wydaje się w ciągu trzech miesięcy (art. 52 ust. 4). Ustawa wiąże skutek ze zgłoszeniem, a potwierdzenie jest jego dowodem. Warto je mieć w aktach przed kontrolą.

Dlaczego nie wstecz

Postanowienia układu nie mogą mieć mocy wstecznej, chyba że są korzystniejsze dla pracowników (art. 16 ust. 3). Niezależnie od tego rozporządzenie wyłącza z podstawy wymiaru składek tylko korzyść wynikającą z układu: świadczenie wypłacone, zanim układ zaczął wiązać pracodawcę, z układu nie wynikało. Podstawę wymiaru składek za okres sprzed wstąpienia ustala się na zasadach ogólnych (art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 4 listopada 2025 r., III AUa 1418/25, wskazał jako pierwszy warunek wyłączenia to, aby prawo pracownika wynikało z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu.

Zakres odpowiedzi

  • Wstąpienia od 13 grudnia 2025 r. Odpowiedź dotyczy wstąpienia w prawa i obowiązki strony układu według ustawy z 5 listopada 2025 r. (art. 16, art. 34 ust. 1 pkt 3, art. 52 ust. 3 i 4). Wstąpienia sprzed tego dnia ocenia się według działu XI Kodeksu pracy, obowiązującego w dniu wstąpienia, z jego trybem rejestracji.
  • Składki na ubezpieczenia społeczne. Odpowiedź dotyczy wyłączenia z podstawy wymiaru składek z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r.
  • Treść układu w brzmieniu zgłoszonym. Zmianę treści układu, w tym rozszerzenie go na zleceniobiorców, wprowadza się protokołem dodatkowym z osobnym zgłoszeniem.
  • Prawidłowość zgłoszenia ocenia się według wymogów formalnych z dnia jego złożenia.

Co robić

Nie planuj pierwszej wypłaty świadczenia przed dniem zgłoszenia wstąpienia. Zachowaj w aktach porozumienie o wstąpieniu, dowód złożenia zgłoszenia z datą i potwierdzenie ministra, gdy je otrzymasz. Świadczenie realizuj na podstawie pisemnych wniosków pracowników dopiero od dnia zgłoszenia. W listach płac za okres sprzed daty zgłoszenia nie stosuj wyłączenia.

Stan prawny na dzień

Stan prawny na 21 września 2026 r.

Masz pytanie, na które nie ma tu odpowiedzi? [email protected] Wydawca: SoCap Polska sp. z o.o., NIP 8982325132 · Stan prawny: 21 września 2026 r.

Podstawy prawne i orzecznictwo

Powiązane pytania