Czy transakcje z SoCap Tokenem trzeba dokumentować fakturą w KSeF?

Dla kogo: księgowa, biuro rachunkowe, dyrektor finansowy, kadry · Stan prawny: 2026-09-22 · Wydawca: SoCap Polska sp. z o.o.

Materiał publiczny: bez danych klientów.

Odpowiedź w skrócie: model obejmuje trzy transakcje i każda ma własną odpowiedź. Sprzedaż usługi przez operatora pracodawcy to sprzedaż między podatnikami, więc faktura idzie przez KSeF. Sprzedaż pracownikowi, osobie fizycznej bez działalności, jest wyłączona z obowiązku KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT). Zbycie przez pracownika jest poza VAT i dokumentuje je nota.

Źródłem nieporozumień jest traktowanie modelu jako jednej operacji. Ustawa o VAT przypisuje obowiązek dokumentacyjny do konkretnej czynności i konkretnego nabywcy, więc każdą z trzech transakcji trzeba ocenić osobno.

Przepisy

• Art. 106ga ust. 1: „Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.”
• Art. 106ga ust. 2 pkt 4: obowiązek ten „nie dotyczy wystawiania faktur (…) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej”.
• Art. 106ga ust. 3: w takim przypadku „wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej”.
• Art. 106b ust. 1 pkt 1: fakturę obowiązkowo wystawia się przy sprzedaży „na rzecz innego podatnika podatku (…) lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem”; ust. 3: w pozostałych przypadkach podatnik wystawia fakturę „na żądanie nabywcy”.
• Art. 106na ust. 1: faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.

Kwalifikacja samej czynności: przekazanie SoCap Tokena jest świadczeniem usługi w rozumieniu art. 8 ust. 1 (opinia KHG z 2023 r.). Sąd Okręgowy w Warszawie (XXI U 595/23) uznał, że zakup dostępu do programu komputerowego „ma charakter świadczenia usług w rozumieniu art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług”, a Sąd Apelacyjny w Warszawie w tej samej sprawie, w drugiej instancji (III AUa 1247/24), stwierdził, że świadczenie „nie stanowi ekwiwalentu w formie pieniężnej”.

Trzy transakcje, trzy odpowiedzi

Transakcja 1: operator i pracodawca

To zwykła sprzedaż między przedsiębiorcami. Faktura podlega regułom KSeF tak jak każda inna faktura kosztowa pracodawcy. Jeżeli operator jest już objęty obowiązkiem KSeF, faktura bez numeru KSeF wymaga wyjaśnienia.

Transakcja 2: pracodawca i pracownik

Pracownik nie prowadzi działalności gospodarczej, więc art. 106ga ust. 2 pkt 4 zwalnia tę fakturę z obowiązku KSeF. Faktura powstaje tylko wtedy, gdy pracownik jej zażąda (art. 106b ust. 3). Podstawą opodatkowania VAT jest cena należna od pracownika (zob. czy sprzedaż za 1 zł zaniża podstawę VAT); obowiązek rozliczenia VAT powstaje niezależnie od tego, czy faktura została wystawiona.

Transakcja 3: zbycie przez pracownika

Pracownik okazjonalnie zbywający składnik swojego majątku nie jest podatnikiem VAT w rozumieniu art. 15 ust. 1 i 2, bo nie prowadzi działalności ciągłej i zorganizowanej. Gdy zbycia dokonuje pracodawca jako pełnomocnik, skutki powstają bezpośrednio w majątku pracownika (art. 95 § 2 Kodeksu cywilnego). Czynność jest poza VAT, a dokumentuje ją nota. Szczegóły: dlaczego nota, a nie faktura.

Zakres odpowiedzi

• Dokumentowanie trzech transakcji modelu SoCap: sprzedaży usługi przez operatora pracodawcy, sprzedaży pracownikowi za częściową odpłatnością i zbycia SoCap Tokena w imieniu pracownika, na podstawie art. 106b, 106ga i 106na ustawy o VAT.
• Pracowników i zleceniobiorców, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej. To do nich stosuje się wyłączenie z art. 106ga ust. 2 pkt 4; nabywca prowadzący działalność otrzymuje fakturę ustrukturyzowaną na zasadach ogólnych.
• Fakturę na żądanie pracownika (art. 106b ust. 3), którą pracodawca wystawia elektronicznie albo papierowo, poza KSeF.
• Kwalifikację czynności jako świadczenia usługi (art. 8 ust. 1), przyjętą przez Sąd Okręgowy w Warszawie w sprawie XXI U 595/23. Harmonogram obowiązku KSeF, sankcje i pola struktury logicznej faktury opisują przepisy ustawy o VAT i komunikaty Ministerstwa Finansów.

Co robić

1. Pracodawca: sprawdzaj, czy faktura od operatora objętego obowiązkiem KSeF ma numer KSeF.
2. Pracodawca: rozliczaj VAT od ceny należnej od pracownika; fakturę wystawiaj na żądanie pracownika, poza KSeF, elektronicznie albo papierowo.
3. Przy zbyciu: dokumentuj rozliczenie notą, nie fakturą, i przechowuj ją razem z dokumentacją płacową (zob. jakie dokumenty przy kontroli).

Stan prawny

Stan prawny na 21 września 2026 r. Ustawa o VAT według obwieszczenia Dz.U. 2025 poz. 775, Kodeks cywilny Dz.U. 2026 poz. 795.

Masz pytanie, na które nie ma tu odpowiedzi? [email protected] Wydawca: SoCap Polska sp. z o.o., NIP 8982325132 · Stan prawny: 21 września 2026 r.

Podstawy prawne i orzecznictwo

• art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 8 ust. 1, art. 15 ust. 1 i 2, art. 106b ust. 1 pkt 1 i ust. 3, art. 106ga ust. 1, 2 i 3 oraz art. 106na ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2025 poz. 775)
• art. 95 § 2 Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795)
• SA w Warszawie, 19.02.2025, III AUa 1247/24 (prawomocny)
• SO w Warszawie, 12.03.2024, XXI U 595/23: pierwsza instancja tej samej sprawy
• KHG, opinia r.pr. i doradcy podatkowego Macieja Grzegorczyka, stan prawny 15.02.2023: przekazanie SoCap Tokena jako świadczenie usługi

Powiązane pytania

• Dlaczego rozliczenie z pracownikiem dokumentuje nota, a nie faktura, i co z VAT?
• Jaka jest podstawa opodatkowania VAT przy sprzedaży usługi pracownikowi za 1 zł?
• Jak zaksięgować model SoCap — co jest kosztem i jakim dokumentem?
• Jakie dokumenty muszą być w firmie, żeby konstrukcja obroniła się podczas kontroli?